Как я веду учёт доходов и расходов

С началом моего увлечения шитьём и получения небольшого дохода с продаж игрушек на ярмарках пришла мысль вести отдельно учет семейных доходов-расходов и доходов-расходов моего хобби. Для этого я сделала две формы учета: для семьи (помесячный учет) и для своего шитья (учёт по категориям). Здесь вам хочу показать, как я веду учет своих рукодельных дел. На оригинальность не претендую)) Наверняка, все знают Microsoft Office Excel, многие ведут свой учет там или ещё где-нибудь. Хочу поделиться своими соображениями, может кому будет полезно, а может кто и подскажет, что можно улучшить и оптимизировать.

Небольшое введение, что у меня является доходом, а что расходом:

Доходы:

• Продажи с Ярмарки Мастеров, продажи знакомым, знакомым знакомых и пр.
• Продажи на выездных Ярмарках-выставках (тут идет общий доход с одной ярмарки, т.к. каждого покупателя учесть невозможно)

Расходы:

Материалы для рукоделия покупаются либо в обычных магазинах, либо это интернет-магазины. Здесь хочу сказать большое спасибо Ирине Дубянской за подробные мастер-классы по заказу всяких нужностей для рукоделия на ин.сайтах!
Для удобства выделила разные статьи расходов:  

• Ткани
• Пуговицы
• Ленты-Тесьма
• Фурнитура
• Новый год
• Разное
• Орг.расходы

Итак, начнем)) Все цифры, даты, наименования, имена условные и приблизительные, даны для примера. Красным я выделила те цифры, которые считаются автоматически с помощью формул! На них стоит защита от случайного редактирования и содержимое этих ячеек изменить нельзя!

В моей книге 10 листов. Первый лист "Баланс"- это сводные данные. Со 2 по 8 листы - расходы (выделено розовым). А 9, 10 - доходы (выделено зелёным). 

Итак, далее под катом сама таблица:

Это первый лист моей книги. Тут ничего заполнять не нужно. Всё считается по формулам автоматически. Данные берутся из следующих соответствующих листов. Этот лист полностью защищён от редактирования. В данном случае баланс положительный, т.е. у меня прибыль. Если бы было -2056,64, то был бы убыток.

Следующие 7 листов - это расходы по соответствующим категориям.
Если товар покупаю на заруб. интернет-магазине, то сумму указываю в долларах и в рублях. Кто заказывает товары на ин.сайтах, знает, что при оплате через PayPal, сумма в рублях может считаться автоматически и сразу. Я эту опцию отключила, т.к. здесь есть маленькая хитрость: за мгновенную конвертацию из валюты в рубли PayPal берёт комиссию. Я просто через несколько дней после оплаты смотрю с помощью онлайн-банкинга, какая сумма списалась с моей карты в рублях. Много заказываю на eBay, поэтому пишу, когда сделала заказ и когда получила (т.к. бывало, что посылка шла больше 2-х месяцев и покупка удалялась в архив, так что её отследить уже нельзя было), а также наименование товара на английском (в случае, если нужно заказать повтор, легко, скопировав название, можно найти на сайте нужный товар). А так всё наглядно получается и ничего не забыть)) 

Далее 9 и 10 лист - доходы.
Данные покупателей (ФИО, адрес, телефон) тоже вношу в табличку.

Как-то собралась я на почту отправлять готовый и оплаченный заказ. Вся уже такая собранная, одетая стою и вспоминаю, что забыла записать адрес покупателя. А тут бац! Интернет не работает. Вот тут то и пришла мне на помощь моя чудо-книга "Доходов и расходов"! В ней все данные покупателя указаны были. Уж очень хотелось в этот день отправить посылочку)) А ещё постоянным покупателям делаю скидки. С помощью таблицы также легко можно узнать, повторно ли обращается ко мне покупатель.

Бывает так, что сразу точную сумму доставки сказать сложно.

Например, смотрим первую строку на след. таблице:

сумма заказа 1600 + предполагаемый почт. расход 300 = итого покупатель платит 1900

А потом вдруг оказывается стоимость доставки 350. Тогда получается я "недовзяла" с покупателя 50 руб. А бывает, наоборот, схвачу лишнего))

Если сумма в последнем столбце "Должна" окажется с минусом, то это та сумма которую необходимо вернуть покупателю. Если с плюсом - то это мой расход, который отразится на 1 листе "Баланс" в расходах.

Здесь показан общий доход от участия в ярмарках-выставках.

 И ещё. По мере заполнения каждая таблица будет расти вниз. Это будет неудобно, т.к "шапка" таблицы будет "уезжать" вверх. Для удобства я закрепила первую строку на каждой странице. Поэтому при прокручивании бегунка "старые" записи будут  сдвигаться под эту строку.

Таким образом, учитывается каждая полученная и потраченная копеечка.

Кому-то может показаться, что всё это очень нудно и долго вносить, записывать. На самом деле, всё очень просто делается. К такому учёту быстро привыкаешь. Аналогичную книгу я веду по семейному бюджету. Это очень дисциплинирует и помогает избежать ненужных трат.

Такая книга очень информативна:

1) всё просто: вносим приход и расход

2) всё наглядно: видна прибыль (или убытки)

3) сразу можно увидеть, что ещё должно приехать из интернет-магазина.

4) просто и быстро можно узнать себестоимость  своего изделия, посмотрев сколько стоят материалы.

5) есть информация о покупателях

Конечно, книга будет дорабатываться и улучшаться. Но пока вот приблизительно всё так.

Если кому-то понравилась моя книга, а времени или желания на создание нет, с удовольствием с вами поделюсь, пришлю вам свой вариант. А если с Excel вы "на Вы", то могу помочь вам отредактировать её под ваши предпочтения и особенности))